Bewirtungskosten Steuer, Alles, was Sie als Unternehmer wissen müssen – Abzugsfähigkeit, Nachweise & Tipps!

Die steuerliche Behandlung von Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden, Mitarbeitern oder anderen Personen ist ein komplexes Thema für Unternehmer. Die korrekte Erfassung und der Nachweis dieser Kosten sind entscheidend für die Abzugsfähigkeit bei der Steuererklärung. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte, die Unternehmer im Zusammenhang mit Bewirtungskosten beachten müssen, detailliert erläutert.

1. Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten

Nicht alle Bewirtungskosten sind steuerlich absetzbar. Grundsätzlich unterscheidet das Finanzamt zwischen angemessenen und unangemessenen Kosten. Angemessen sind Aufwendungen, die im Rahmen des Üblichen liegen und einen geschäftlichen Anlass haben.

2. Geschäftlicher Anlass

Ein geschäftlicher Anlass ist die Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit. Dies kann ein Geschäftsessen mit Kunden, eine Besprechung mit Geschäftspartnern oder ein Informationsaustausch mit Lieferanten sein. Der Anlass muss dokumentiert werden.

3. Höhe der Abzugsfähigkeit

Bewirtungskosten sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die verbleibenden 30 Prozent sind nicht absetzbar. Diese Regelung gilt sowohl für Bewirtungen im Inland als auch im Ausland.

4. Angemessenheit der Kosten

Das Finanzamt prüft die Angemessenheit der Bewirtungskosten. Luxuriöse Mahlzeiten oder überteuerte Restaurants können als unangemessen eingestuft werden, wodurch die Abzugsfähigkeit eingeschränkt wird.

5. Dokumentationspflicht

Eine lückenlose Dokumentation ist unerlässlich. Dazu gehören Angaben zu den Teilnehmern, dem Anlass der Bewirtung, dem Ort, dem Datum und der Höhe der Kosten. Fehlende oder unvollständige Nachweise können zur Versagung der Abzugsfähigkeit führen.

6. Formeller Bewirtungsbeleg

Für Bewirtungskosten über 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) ist ein formeller Bewirtungsbeleg erforderlich. Dieser muss Angaben zum Leistungserbringer, Datum, Art und Umfang der Leistung sowie den Rechnungsbetrag enthalten.

7. Eigenbeleg

Bei Bewirtungen unter 150 Euro kann ein Eigenbeleg erstellt werden, wenn kein formeller Bewirtungsbeleg vorhanden ist. Dieser muss alle relevanten Informationen enthalten, wie z.B. Teilnehmer, Anlass, Datum und Kosten.

8. Bewirtung von Mitarbeitern

Die Bewirtung von Mitarbeitern im Rahmen von Betriebsveranstaltungen ist in der Regel voll abzugsfähig, sofern bestimmte Freibeträge nicht überschritten werden. Hier gelten gesonderte Regelungen.

9. Umsatzsteuer

Die Vorsteuer aus Bewirtungskosten ist nur dann abzugsfähig, wenn die Bewirtungskosten selbst steuerlich absetzbar sind. Es ist wichtig, die Umsatzsteuer auf dem Beleg gesondert auszuweisen.

Tipps für Unternehmer:

1. Detaillierte Dokumentation

Führen Sie eine detaillierte Aufzeichnung aller Bewirtungskosten, einschließlich der Namen der Teilnehmer, des geschäftlichen Anlasses und der genauen Kosten.

2. Angemessene Kosten

Achten Sie auf die Angemessenheit der Kosten, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Vermeiden Sie überteuerte Restaurants oder luxuriöse Mahlzeiten.

3. Formelle Belege

Sammeln Sie alle erforderlichen formellen Belege und erstellen Sie Eigenbelege für kleinere Beträge, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.

4. Regelmäßige Überprüfung

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Bewirtungskosten und Dokumentationen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen des Finanzamtes erfüllt sind.

Frage 1: Sind Bewirtungskosten im Homeoffice absetzbar?

Antwort: Ja, Bewirtungskosten im Homeoffice sind absetzbar, wenn ein klarer geschäftlicher Anlass vorliegt und die Kosten angemessen sind. Die Dokumentation ist auch hier entscheidend.

Frage 2: Was passiert, wenn der Bewirtungsbeleg verloren geht?

Antwort: Wenn der Bewirtungsbeleg verloren geht, kann ein Eigenbeleg erstellt werden, der alle relevanten Informationen enthält. Es ist ratsam, zusätzlich Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen als Nachweis beizufügen.

Frage 3: Gelten die gleichen Regeln für Bewirtungen im Ausland?

Antwort: Ja, grundsätzlich gelten die gleichen Regeln für Bewirtungen im Ausland. Allerdings können die Angemessenheitskriterien je nach Land variieren.

Frage 4: Wie dokumentiere ich den geschäftlichen Anlass am besten?

Antwort: Der geschäftliche Anlass sollte auf dem Bewirtungsbeleg oder im Eigenbeleg detailliert beschrieben werden. Zusätzliche Notizen oder Protokolle können hilfreich sein, um den Anlass zu belegen.

Frage 5: Was passiert, wenn das Finanzamt die Abzugsfähigkeit ablehnt?

Antwort: Wenn das Finanzamt die Abzugsfähigkeit ablehnt, kann Einspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt werden. Es ist ratsam, sich in diesem Fall von einem Steuerberater beraten zu lassen.

Frage 6: Dürfen auch Familienangehörige bei der Bewirtung dabei sein?

Antwort: Ja, solange der geschäftliche Anlass im Vordergrund steht und die Bewirtung der Familienangehörigen nicht den Hauptzweck darstellt.

Die korrekte steuerliche Behandlung von Aufwendungen für die Bewirtung erfordert eine sorgfältige Dokumentation und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Unternehmer sollten sich mit den relevanten Regeln vertraut machen oder im Zweifelsfall professionelle Beratung in Anspruch nehmen, um sicherzustellen, dass ihre Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden können.